Aviso sobre prácticas de privacidad
Este AVISO describe cómo su información médica puede ser usada y divulgada y de cómo usted puede tener acceso a esta información. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.
I. Quiénes somos
Este aviso describe las políticas de privacidad de Los Alamitos Medical Center (el "Hospital"), incluyendo las de los miembros de su fuerza laboral, miembros médicos del personal médico y de los profesionales de salud afiliados que laboran en el Hospital. En este aviso el Hospital y los proveedores individuales de atención médica algunas veces se les refiere como "nosotros". A pesar de que estamos involucrados en diversas actividades de conexión y ofrecemos servicios en instalaciones de atención clínicamente integradas, cada uno de nosotros somos entidades jurídicas independientes. Este aviso se refiere a los servicios ofrecidos a usted como paciente interno o externo de Los Alamitos Medical Center.
II. Nuestras obligaciones de privacidad
Por ley, cada uno de nosotros debemos conservar la privacidad de su información médica ("Protected Health Information – Información médica protegida- "o "PHI" por sus siglas en inglés) y ofrecerle este aviso con nuestros deberes jurídicos y políticas de privacidad respecto a su información médica protegida. Cuando utilizamos o divulgamos su Información médica protegida, se nos exige obedecer la ley en los términos de este aviso (o de cualquier otro aviso vigente al momento del uso o la divulgación).
III. Usos y divulgaciones permitidas sin su autorización por escrito
En ciertas situaciones, que se describen más adelante en la sección IV, debemos contar con su autorización por escrito para usar y/o divulgar su PHI. Sin embargo, no requerimos ningún tipo de autorización por parte de usted para los siguientes usos y divulgaciones:
A. Usos y divulgaciones para operaciones de tratamiento, pago y atención médica.
Podemos usar y divulgar su PHI pero no su “Información altamente confidencial”
(definida más adelante en la sección IV.C), para ofrecerle tratamiento médico, obtener el pago por los servicios ofrecidos a usted y realizar nuestras "operaciones de atención médica" descritas a continuación:
· Tratamiento. Usamos y divulgamos su PHI para ofrecerle tratamiento y otros servicios, por ejemplo diagnóstico y tratamiento de su lesión o enfermedad. Además, podemos contactarle para ofrecerle recordatorios de sus citas o información acerca de las alternativas de tratamiento o de otros beneficios relacionados con su salud que pudieran ser de su interés. También podemos divulgar su PHI a otros proveedores de atención médica involucrados en su tratamiento.
· Pagos. Podemos utilizar y divulgar su PHI para obtener el pago por los servicios que se le brindaron, por ejemplo, para reclamar y obtener el pago de su aseguradora de salud, HMO u otra compañía que se encargue de tramitar o pagar el costo de alguno o todos sus servicios de atención de salud ("la parte responsable del pago") y para verificar que la persona responsable de los pagos pagará su atención médica.
· Operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar su PHI para nuestras operaciones de atención médica, que incluyan la administración y planificación interna y actividades diversas que mejoren la efectividad de la calidad y los costos de la atención que le ofrecemos . Por ejemplo, podemos utilizar su PHI para evaluar la calidad y capacidad de nuestros médicos, enfermeras y otros trabajadores de atención médica. También podemos divulgar su PHI a nuestra oficina de privacidad del Hospital a fin de resolver cualquier queja que pudiera tener y para garantizar que tenga una estancia confortable con nosotros.
Además podemos divulgar su PHI a sus otros proveedores de atención médica cuando su PHI sea
solicitado por ellos para atenderle, recibir el pago por los servicios que le hayan prestado a usted, o para realizar ciertas operaciones de atención médica, tales como evaluación de la calidad y actividades de mejora, revisión de la calidad y capacidad de los profesionales de atención médica; o para la detección de fraudes y abusos o complicidades médicas. Además, podemos compartir su PHI con nuestros centros asociados quienes realizan en nuestra representación servicios de operaciones de tratamiento, pago y atención médica.
B. Uso o divulgación del directorio de pacientes en el Hospital.
Podemos incluir su nombre y ubicación en el Hospital, la condición de su salud general
y su afiliación religiosa en un directorio de pacientes sin necesidad de obtener su autorización a menos que usted se oponga a su inclusión en el directorio o esté ubicado en una unidad de identificación que revele que usted está recibiendo tratamiento para discapacidades de la salud mental. La información del directorio se puede divulgar a cualquier persona que pregunte por su nombre o a miembros del clero; sin embargo, su afiliación religiosa sólo será informada a miembros del clero.
C. Divulgación a familiares, amigos cercanos y personal sanitario. Podemos utilizar o divulgar su PHI a un familiar, a otro pariente, a un amigo cercano o a cualquier persona que usted reconozca cuando esté presente para, o por el contrario, disponible antes de la divulgación, si nosotros (1) obtenemos su consentimiento; (2) le ofrecemos la oportunidad de objetar la divulgación y usted no la rechaza; o (3) inferimos de forma razonable que no objetará la divulgación.
Si usted no está presente o no tiene la oportunidad de acceder u objetar el uso o divulgación de su información debido a su incapacidad o a alguna circunstancia de emergencia, emplearemos nuestro juicio profesional para determinar si una divulgación es lo más conveniente para sus intereses. Si divulgamos información a un familiar, a un pariente o a un amigo personal cercano, sólo comunicaremos la información que consideremos relevante a las personas involucradas en su atención médica o relacionadas con el pago de su atención médica. También podemos divulgar su PHI a fin de notificar (o ayudar en la notificación) a tales personas sobre su ubicación o condición general.
D. Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI para las siguientes actividades de salud pública: (1) Para ofrecer información médica a las autoridades de salud pública con el propósito de prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad; (2) para denunciar negligencia y abuso infantil a las autoridades de salud pública u otras autoridades gubernamentales autorizadas por la ley para que reciban tales reportes; (3) para ofrecer información sobre productos y servicios bajo la jurisdicción de la U.S. Food and Drug Administration; (4) para advertir a una persona que haya estado expuesta a una enfermedad contagiosa o por el contrario, que pueda estar en riesgo de contraer o transmitir la enfermedad o condición; y (5) para proporcionar información a su empleador según la legislación sobre enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo, o sobre vigilancia médica en el lugar de trabajo.
E. Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Si consideramos de un modo razonable que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica, podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental, incluso a un servicio social o agencia de servicios de protección autorizada por la legislación para recibir reportes de abuso, negligencia o violencia doméstica.
F. Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud que inspecciona el sistema de atención médica y tenga a su cargo la responsabilidad de garantizar la conformidad con las reglas de los programas gubernamentales de salud como Medicare o Medicaid.
G. Procesos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su PHI en el transcurso de un proceso judicial o administrativo en respuesta a un decreto jurídico u otro proceso legal.
H. Autoridades judiciales. Podemos divulgar su PHI a la policía u otra autoridad judicial según lo requiera o permita la ley o en cumplimiento con una orden judicial o un tribunal o citatorio legal administrativo.
I. Finados. Podemos divulgar su PHI a un investigador de muertes violentas o inspector médico conforme sea autorizado por la ley.
J. Donación de órganos y tejidos. Podemos divulgar su PHI a organizaciones que facilitan la donación, almacenamiento o trasplante de órganos, ojos o tejidos.
K. Investigación. Podemos utilizar o divulgar su PHI sin su consentimiento o autorización si nuestro Comité ejecutivo de personal médico aprueba una renuncia voluntaria que autorice la divulgación.
L. Salud o seguridad. Podemos utilizar o divulgar su PHI para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente hacia una persona o para la salud o seguridad pública.
M. Funciones gubernamentales especializadas. Bajo ciertas circunstancias podemos utilizar o divulgar su PHI a entidades del gobierno con funciones especiales como el ejército o Departamento de Estado de los Estados Unidos.
N. Compensación laboral. Podemos divulgar su PHI conforme se autorice y hasta el punto necesario para cumplir con la legislación de California relacionada con compensaciones laborales u otros programas similares.
O. En cumplimiento con la Ley. Podemos utilizar y divulgar su PHI cuando así lo requiera cualquier otra ley que no se haya citado en las categorías anteriores.
IV. Usos y divulgaciones que requieren su autorización por escrito
A. Uso o divulgación con su autorización. Para cualquier propósito diferente a los descritos en la sección III, únicamente usamos o divulgamos su PHI cuando nos otorga su autorización por escrito en nuestro formulario de autorización ("Su autorización"). Por ejemplo, usted tendrá que llenar un formulario de autorización antes de que nosotros enviemos su PHI a su compañía de seguro de vida o al abogado que representa la otra parte en la litigación en la que usted está involucrado.
B. Comercialización. También debemos obtener su autorización por escrito ("Su autorización de comercialización") antes de utilizar su PHI para enviarle cualquier material de comercialización. (Sin embargo, podemos ofrecerle materiales de comercialización personalmente sin tener su autorización de comercialización. También se nos permite entregarle un regalo promocional con valor nominal, si así lo decidimos, sin tener su autorización de comercialización). Además, podemos informarle sobre productos o servicios relacionados con su tratamiento, administración de casos o coordinación de atención, o tratamientos, terapias, proveedores o entornos de atención alternativos sin su autorización de comercialización.
C. Usos y divulgaciones de su información altamente confidencial. Además, las leyes federales y estatales de California exigen protecciones especiales de privacidad para cierta información altamente confidencial acerca de usted ("Información altamente confidencial "), incluyendo la parte de su PHI que: (1) se utilice en notas de psicoterapia; (2) esté relacionada con servicios de salud mental y discapacidades relacionadas al desarrollo; (3) esté relacionada con la prevención, el tratamiento y la recomendación sobre el abuso de drogas y alcohol (4) esté relacionada con la prueba, diagnóstico o tratamiento de VIH/SIDA; (5) esté relacionada con enfermedades contagiosas; (6) esté relacionada con pruebas genéticas; (7) esté relacionada con el abuso y negligencia en contra de menores; (8) esté relacionada con la violencia doméstica y el abuso de personas de la tercera edad o (9) esté relacionada con una violación sexual. Para que divulguemos su información altamente confidencial para un propósito distinto a los permitidos por la ley, debemos obtener su autorización por escrito. Existen situaciones específicas de acuerdo con la ley federal y de California que permiten la divulgación de una información altamente confidencial sin la autorización del paciente.
1. Informaciones relacionadas con el abuso de sustancias pueden ser reveladas en las siguientes situaciones:
a. Personal del programa: La comunicación de información entre o a través del personal que necesita este tipo de información para diagnosticar, tratar, o referir para el tratamiento del abuso de drogas o de alcohol; si las comunicaciones están dentro del programa o entre un programa y una entidad que tiene un control administrativo directo a lo largo del programa.
b. Organizaciones de servicios cualificados: El intercambio de información entre un programa y una organización de servicio cualificado resulta obligatorio para que la organización pueda ofrecer servicios al programa.
c. Crímenes sobre premisas del programa o contra el personal del programa: Las comunicaciones del personal del programa con los oficiales encargados del cumplimiento de la ley que están relacionadas con la comisión de un crimen de un paciente contra las premisas del programa o contra el personal del programa, o relacionadas con la amenaza de cometer dicho crimen y que estén limitadas a las circunstancias de los incidentes.
d. Reportes de abusos en contra de menores: Reportes de sospechas de abusos y descuidos a menores bajo la ley de California a las autoridades correspondientes.
e. Administración de Veteranos y Fuerzas Armadas: Hay ciertas excepciones que aplican a registros e información mantenida por la Administración de Veteranos y las Fuerzas Armadas.
f. Emergencias médicas: Se puede comunicar información al personal médico que necesite información para tratar una enfermedad que suponga una amenaza inmediata para la salud de cualquier individuo y que requiera una intervención médica inmediata.
g. Actividades de investigación: Se puede comunicar información con el fin de realizar una investigación científica si el director del programa determina que la persona que va a recibir la información de identificación del paciente está calificado para realizar la investigación y tiene un protocolo de investigación bajo el cual la información de identificación del paciente se mantendrá según los requisitos de seguridad especificados en las regulaciones.
h. Actividades de auditoría y evaluación: Se puede divulgar información para fines de auditorías a cualquier agencia gubernamental, federal, estatal o local que ofrezca ayuda financiera al programa o que está autorizada por ley para regular sus actividades, a una tercera parte que paga la cobertura de los pacientes en el programa, una persona privada o entidad que ofrezca asistencia financiera al programa, una organización de revisión de normas profesionales que esté realizando una revisión del control de calidad o de la utilización de los recursos, o una entidad autorizada para realizar una auditoría o una evaluación de Medicare o Medicaid.
2. Los reportes de sospechas de abusos o negligencia en contra de menores y la información contenida en ellos sólo puede ser ofrecida a:
a. Autoridades judiciales
b. Agencias de protección infantil
c. Agencia de licencias (la agencia estatal responsable de dar la licencia a la agencia en cuestión).
3. Los reportes de abusos a personas de la tercera edad o dependientes sólo se pueden divulgar en las siguientes situaciones:
a. La información relacionada con el incidente de abusos a personas de la tercera edad o dependientes se pueden dar a un investigador de una agencia de servicios de protección, una agencia de autoridades judiciales local, la oficina de fraude de Medi-Cal, o los investigadores del departamento de Asuntos del Consumidor, la división de investigación que investiga los casos sospechosos o conocidos de abusos a personas de la tercera edad o dependientes.
b. Las personas que están preparadas o calificadas para dar servicio a equipos de personal multidisciplinario pueden divulgar entre ellos información y registros que sean relevantes para la prevención, identificación o tratamiento de abuso a personas de la tercera edad o dependientes.
c. El proveedor de servicios de atención médica puede divulgar información médica en conformidad con la Confidentiality of Medical Information Act.
d. El proveedor de servicios de atención médica puede divulgar información sobre salud mental en conformidad con las leyes de California.
e. La información sobre reportes e investigaciones de abuso a personas de la tercera edad, excepto la identidad de las personas que han realizado reportes.
f. Información relativa a reportes realizados por profesionales de la salud sobre personas que sufren lesiones físicas provocadas con un arma de fuego o de personas que sufren lesiones físicas en las que la herida sea el resultado de una conducta injuriosa o de un asalto.
g. Información protegida por los privilegios que posee el paciente del doctor o el paciente del psicoterapeuta.
4. Los resultados de una prueba del VIH se pueden divulgar a las siguientes personas sin la autorización escrita de la persona a la que se le ha realizado la prueba:
a. A la persona que se le ha realizado la prueba o al representante legal de ésta, a su responsable, o a cualquier persona autorizada que la ley lo permita.
b. A un proveedor de asistencia médica de la persona a la que se le ha realizado la prueba, según aparece definido en las leyes de California.
c. A un agente o empleado del proveedor de servicios de atención médica que ofrece cuidados y tratamientos directos a la persona que se ha sometido a la prueba.
d. A un proveedor de servicios de atención médica que adquiere, procesa, distribuye o utilice una parte de un cuerpo humano donada en conformidad con la Uniform Anatomical Gift Act.
e. Al “representante designado”de un “empleado de respuesta de emergencia” (según los términos utilizados en la Ryan White Comprehensive AIDS Resources Emergency Act de 1990).
f. A una organización de recuperación, un cirujano, o un inspector médico junto con una donación de órganos.
g. A un trabajador de atención médica que se haya visto expuesto a materiales potencialmente infecciosos de un paciente con tal que se sigan los procedimientos estrictos de control y aprobación.
h. A categorías de personas específicas, en el caso de que la prueba haya sido realizada a un acusado criminal en conformidad con la ley de California.
i. A una autoridad encargada de centros de detención correccionales o juveniles en las que un presidiario o un menor en dicha instalación haya estado expuesto o se haya infectado con el virus del SIDA o tenga una enfermedad relacionada con el SIDA u otra enfermedad contagiosa.
5. Enfermedades contagiosas.
a. Las instalaciones y clínicas de atención médica deben establecer procedimientos administrativos para asegurar que se hagan reportes a la autoridad de salud local.
b. En el caso de que no exista asistencia de ningún proveedor de atención médica, cualquier persona que tenga conocimiento de otra personas que sean sospechosas de sufrir una enfermedad que deba ser reportada según las leyes de California, debe hacer un reporte a la autoridad de salud local de la jurisdicción en que el paciente reside.
c. Las notificaciones de enfermedades deben incluir, en caso de que se conozca, la siguiente información: el nombre de la enfermedad o condición, la fecha de comienzo, la fecha de diagnóstico, el nombre, dirección, número de teléfono, profesión, raza/grupo étnico, número de la seguridad social, sexo, edad, y la fecha de nacimiento del paciente, la fecha de muerte en caso de que aplique, y el nombre, dirección y número de teléfono de la persona que hace el reporte.
6. El anuncio de una enfermedad mental y la información de una discapacidad relacionada al desarrollo requiere la autorización escrita del paciente sólo a las personas que aparecen a continuación:
a. El abogado del paciente, bajo la presentación del consentimiento de la autorización de información firmada por el paciente. Si el paciente está incapacitado para firmar, el centro donde esté puede ofrecer sus registros al abogado, si el personal ha determinado que el abogado representa los intereses del paciente.
b. Una persona designada por el paciente, en caso de que el profesional que está a cargo del paciente dé su aprobación; el consentimiento del paciente no será requerido en este caso.
c. Una persona designada por escrito por un padre de un paciente, tutor, custodio o guardián de juicio si el paciente es un menor, una persona tutelada o bajo custodia, el consentimiento del paciente no será requerido en este caso.
d. Una persona profesional que no tiene la responsabilidad médica o psicológica del cuidado del paciente y que no es trabajador de la entidad que mantiene el registro.
e. Un asegurador de vida o discapacidad siempre y cuando el paciente designe al asegurador por escrito.
f. Un médico o psiquiatra cualificado que represente a un empleador al cual el paciente haya aplicado para un trabajo a menos que el medico o el representante administrativo responsable del cuidado del paciente no lo estime conveniente para los intereses de su paciente.
g. Un oficial encargado de la libertad condicional responsable de la evaluación de una persona después de ser condenado/a por un crimen si la persona ha sido confinada o procesada en un presidio.
h. Un solicitante para o receptor de servicios del Departamento de Servicios de Desarrollo del estado (o el representante de la persona autorizada) con el fin de apelar una elegibilidad adversa o una decisión de beneficios.
i. Un defensor de los derechos del paciente del condado bajo presentación de una autorización por escrito, firmada por el paciente que será el “cliente” del abogado o por el custodio de juicio.
V. Sus derechos con relación a su información médica protegida
A. Información adicional; Quejas. Si desea más información acerca de sus derechos de privacidad, si considera que hemos violado sus derechos de privacidad o no está de acuerdo con una decisión que hayamos tomado acerca del acceso a su PHI, puede comunicarse con nuestra oficina de privacidad. También puede presentar quejas por escrito al Director de la Oficina de derechos civiles del Departamento de salud y servicios humanos de Estados Unidos. Si lo solicita, la oficina de privacidad del Hospital le brindará la dirección exacta del Director. No tomaremos represalias en su contra si usted presenta una queja con nosotros o el Director.
B. Derecho a solicitar restricciones adicionales. Usted puede solicitar restricciones con relación a nuestro uso y divulgación de su PHI (1) para operaciones de tratamiento, pago y atención médica, (2) para personas (como un familiar, otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona identificada por usted) relacionadas con su atención médica o con el pago de su atención médica, o (3) para notificar o colaborar en la notificación de tales individuos respecto a su ubicación y condición general. A pesar de que consideraremos cuidadosamente todas las solicitudes de restricciones adicionales, no estamos obligados a aceptar una restricción solicitada. Si desea solicitar restricciones adicionales, por favor obtenga un formulario en la oficina de privacidad del Hospital y deposite el formulario una vez completado en la misma oficina. Nosotros le enviaremos una respuesta por escrito.
C. Derecho a recibir comunicaciones confidenciales. Usted puede solicitar, y nosotros le proporcionaremos, cualquier solicitud por escrito razonable para que usted reciba su PHI mediante medios de comunicación alternativos o en ubicaciones alternativas.
D. Derecho a cancelar su autorización. Puede revocar su autorización, su autorización de comercialización o cualquier autorización por escrito obtenida con relación a su información altamente confidencial, excepto en el caso de que hayamos tomado acciones de seguridad sobre ella, ofreciendo una declaración de revocación escrita a la oficina de privacidad del Hospital identificado abajo. Esta disponible si lo solicita un formulario para la cancelación por escrito en la Oficina de privacidad.
E. Derecho a examinar y copiar su información de salud. Usted puede solicitar acceso a su expediente médico y registros de facturación mantenidos en nuestro poder para analizar y solicitar copias de los registros. Bajo circunstancias específicas, le podemos negar el acceso a una parte de sus registros. Debería tener en cuenta que, si usted es padre o tutor legal de un menor, no tendrá acceso a ciertas partes del historial médico del menor (por ejemplo, los registros relativos a los servicios de atención médica por los cuales el menor puede dar consentimiento dentro de la legalidad y por lo tanto, para los cuales el menor tiene derecho a inspeccionar u obtener copias del registro (p.ej., aborto o tratamiento de salud mental), o si el proveedor de atención médica determina, de buena fe, que el acceso a los registros del paciente solicitado por el representante tendría un efecto de detrimento en la relación profesional del proveedor con el paciente menor de edad o en la seguridad física o psicológica del menor. Si desea obtener acceso a sus registros, por favor consiga un formulario de solicitud de registro en la oficina de privacidad del Hospital y envíelo una vez completado a la misma oficina. Si solicita copias, le cargaremos una tarifa de $0,25 (25 centavos) por cada página. También le cobraremos los gastos postales, si solicita que le enviemos las copias por correo.
F. Derecho a modificar sus registros. Usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos su información médica protegida de su expediente médico o registros de facturación. Si desea modificar sus registros, por favor consiga un formulario de solicitud de modificación en la oficina de privacidad del Hospital y envíelo ya completo a la misma oficina. Atenderemos su solicitud a menos que consideremos que la información que desea modificar es correcta y completa o apliquen otras circunstancias especiales.
A. Derecho a recibir un reporte de las divulgaciones. Según lo requiera, puede obtener un reporte de ciertas divulgaciones de su PHI que hayamos realizado durante cualquier periodo de tiempo anterior a la fecha de su solicitud, considerando que dicho periodo no supere los seis años y no se refiera a divulgaciones que ocurrieron antes del 14 de abril de 2003. Si solicita un reporte más de una vez durante un periodo de doce (12) meses, le cargaremos $0,25 (25 centavos) por cada página del informe.
H. Derecho a recibir una copia de este aviso. Si lo solicita, usted puede obtener una copia de este aviso, incluso si aceptó recibirlo electrónicamente.
VI. Fecha de vigencia y duración de este aviso
A. Fecha de vigencia. Este aviso es efectivo a partir del 14 de abril de 2003.
B. Derecho a cambiar los términos de este aviso. Podemos cambiar los términos de este aviso en cualquier momento. Si cambiamos este aviso, podemos hacer efectivos los términos del nuevo aviso para toda la información médica protegida en nuestro poder, incluyendo cualquier información generada o recibida antes de publicar el nuevo aviso. Si cambiamos este aviso, publicaremos un nuevo aviso en las áreas de espera del Hospital y en nuestro sitio de Internet en www.losalamitosmedctr.com. Usted también puede solicitar cualquier nuevo aviso comunicándose a la oficina de privacidad del Hospital.
VII. Oficina de privacidad
Usted puede contactar la oficina de privacidad del Hospital en:
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Los Alamitos, CA 90720
Número de teléfono: (562) 799-3221 E-mail: Julia.Nakano@tenethealth.com
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